Pengertian, JENIS, ASAS DAN TUJUAN Tata Ruang Kantor

Baca Juga

Pengertian, JENIS, ASAS DAN TUJUAN Tata Ruang Kantor

1. PENGERTIAN TATA RUANG KANTOR

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu office layout atau sering disebut juga layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya didalam ruangan yang tersedia.

Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

• Menurut DRS. THE LIANG GIE mengatakan “ Tata ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para kayawan.
• Menurut LITLEFELD & PETERSON mengatakan “office layout may be defined as the arrangment of furniture and equipment within available flour space” ( tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia )
• Menurut GEORGE TERRY mengatakan “ Tata ruang kantor adalah penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari ruang untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
• Menurut IDA NURAIDA mengatakan ” Tata ruang kantor adalah pengatur ruang kantor beserta alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruang kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawai.
• Menurut QUIBLE mengatakan ” Bahwa tata ruang kantor menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawainya.

Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa TATA RUANG KANTOR adalah penyiapan atau penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada didalam suatu kantor.

DRS. THE LIANG GIE mengungkapkan bahwa tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membatu meningkatkan produktivitas para pekerja. Selain itu, pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan beberapa keuntungan, diantara sebagai berikut.

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai untuk berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu ruang tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

2. ASAS DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

1. Asas-asas Tata Ruang Kantor

Richard Muther merumuskan enam asas pokok tata ruang kantor yang baik. Keenam asas ada baiknya bisa saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keenam assa tersebut adalah sebagai berikut.

1. Asas jarak terpendek

Tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan penyusunan tempat kerja pegawai, dan penempatan alat-alat kerja, harus menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Jarak terpendek adalah garis lurus yang menghubungkan dua buah titik. Contohnnya, penataan letak meja-meja dengan jarak antarmeja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antarpegawai dapat lebih cepat. Jarak antarmeja yang jauh membutuhkn beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain. Hal tersebut akan berbeda dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar. Tentu saja jarak yang tidak terlalu jauh akan lebih efisien.

2. Asas rangkaian kerja

Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Asas jarak terpendek tercapai jika para pegawai atau alat-alat ditaruh berdekatan menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Oleh karena itu, asas ini menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.

3. Asas penggunaan seluruh ruangan

Suatu ruangan yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja ( ruang datar ), tetapi juga ruang yang vertikal ke atas maupun kebawah. Jadi, semua ruang dimanfaatkan penggunaannya. Ruang kosong yang tidak digunakan berakibat pada pemborosan dan ketidakefisienan.

4. Asas integrasi kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan. Contohnya, dalam ruang rapat, peralatan yang ada haruslah peralatan yang fungsinya untuk membantu terselenggaranya kegiatan rapat dengan baik.

5. Asas perubahan susunan tempat kerja

Tata ruang yang baik adalah yang dapat diubah atu disusun kembali dengan tingkat kesukaran dan pengeluaran biaya yang seminim mungkin.

6. Asas keamanan dan kepuasan pegawai

Faktor keamanan, kenyamanan, dan kepuasan pegawai juga harus diperhatikan.

2. Tujuan Tata Ruang Kantor

Secara umum, tujuan dari penataan tata ruang kantor yang dikemukakan oleh DRS. THE LIANG GIE adalah sebagai berikut.

• Proses pengerjaan aktivitas kantor dapat dilakukan dengan jarak yang sependek mungkin.
• Rangkaian akivitas tata usaha dapat berjalan dengan lancar
• Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
• Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung memuaskan
• Seluruh ruang dapat dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan
• Pihak luar yang mengunjungi kantor akan mendapat kesan yang baik tentang perusahaan tersebut.
• Susunan tempat kerja dapat dipegunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu jika diperlukan

Sementara itu, Geoffrey Mills dan Oliver Standingford, dua orang ahli administrasi dari inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah sebagai berikut.

• Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
• Setiap ruangan dipergunakan sehingga menghasilkan manfaat yang besar
• Penyediaan kondisi kerja yang baik bagi setiap pegawai
• Memudahkan pengawasan untuk melihat proses kerja yang dilakukan pegawai
• Meningkatkan rasa kesatuan dan loyalitas pada kelompok kerja
• Memperlancar komunikai dan arus kerja
• Memisahkan ruangan agar jauh dari pelaksanaan kerja yang gaduh dan dapat mengganggu konsentrasi
• Menghindari terjadinya saling ganggu antar pegawai
• Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya pengadaan listrik dan telepon.
• Memberikan keamanan

3. JENIS TATA RUANG KANTOR

1. Tata Ruang Kantor Tertutup ( Closed Plan Offices )

Tata ruang kantor tertutup adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

Beberapa kelebihan tata ruang kantor tertutup adalah sebagai berikut.

1. Menjamin konsnetrasi kerja
2. Menjamin pekerjaan yang bersifat rahasia
3. Aktivitas antarpegawai tidak terganggu karena terhindar dari kebisingan
4. Menimbulkan kesan positif pada relasi karena perusahaan dianggap lebih menghargai pegawai
5. Memudahkan pemeliharaan peralatan dan perabotan kantor

Kelemahan tata ruang kantor ini, antara lain sebagai berikut.

1. Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk pemeliharaan ruangan, pengaturan, penerangan, dan biaya peralatan lainnya.
2. Pemakaian ruangan kurang luwes/fleksibel jika ada perubahan dan perkembangan organisasi.
3. Hubungan pribadi antarpegawai menjadi kurang erat karena masing-masing dibatasi oleh sekat atau ruang-ruang sehingga menyulitkan pegawai mengadakan komunikasi langsung.
4. Pengawasan kerja pegawai relatif lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka ( Open Place Offices )

Tata ruang kantor terbuka adalah ruang kerja yang cukup luas dan ditempati oleh beberapa pegawaiuntuk bekerja bersama disuatu ruangan tanpa dipisah oleh penyekat atau pembatas yang permanen.

Brydone (2002) mejelaskan bahwa konsep ini menjelaskan bahwa konsep ini dapat meningkatkan kerja sama antarpegawai dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka, sehingga produktivitas pekerjaan administrasi meningkat.

Tata ruang kantor terbuka memiliki kelebihan, diantaranya sebagai berikut.

1. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, warna, dan dekorasi
2. Luwes/fleksibel jika diperlukan perubahan ruangan
3. Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, penyeragaman kerja, dan pembagian peralatan kerja.
4. Biaya untuk pemeliharaan ruang kerja lebih hemat

Sementara itu, kelemahan tata ruang kantor terbuka adalah sebagai berikut.

1. Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu, misalnya antarpegawai sering mengobrol
2. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas.
3. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit untuk dilakukan
4. Kemungkinan adanya tumpukan berkas/kertas yang berserakan membuat pemandangan yang terlihat menjadi kurang baik.

3. Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama (Landscape Offices)

Tata ruang kantor ini adalah ruangan untuk bekerja yang dihiai oleh taman, dekorasi, dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran tampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan, dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

Kelebihan tata ruang kantor berhias/panorama adalah sebagai berikut.

1. Pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja
2. Ketegangan syaraf dapat berkurang atau terhindarkan
3. Kebisingan dan kegaduhan dapat terhindari
4. Pekerjaan dapat dilakukan dengan efisien
5. Produktivitas kerja dapat meningkatkan sehingga tujuan organisasi mudah tercapai

Sementara itu, kelemahan tata ruang kantor berhias/berpanorama adalah sebagai berikut.

1. Biaya cukup tinggi untuk membuat taman dn dekorasi lainnya
2. Biaya pemeliharaan tinggi
3. Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah

4. Tata Ruang Kantor Tabungan ( Mixed Offices )

Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk ruang kantor berkamar kerja, terbuka, dan bertaman hias.

4. ASAS-ASAS PENGORGANISASIAN KANTOR

Pengorganisasian berasal dari kata dasar organisasi (organum, bahasa latin) yang berarti ‘alat atau badan’. Pada dasarnya, ada tiga ciri khusus dari organisasi, yaitu adanya sekelompok manusia, kerja sama yang harmonis, dan kerjasama tersebut berdsarkan atas hak, kewajiban, serta tanggung jawab masing-masing orang untuk mencapai tujuan.

Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan, dan prosedur rutin. Menurut Neuner dan Keeling dalam modern kantor, yaitu sebagai berikut.

1. Asas tujuan

Asas ini berarti bahwa manajemen kantor memelukan suatu kebijaksanaan atau pedoman yang pasti sebelum suatu usaha dilaksanakan, berupa tujuan yang hendak dicapai dari sebuah pekerjaan dalam perusahaan.

2. Asas kesatuan fungsi

Fungsi-fungsi utama dalam organisasi bisnis adalah produksi, distribusi, keuangan, dan personalia.

3. Asas hubungan individual

Organisasi yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang melangsungkan pekerjaan. Artinya, dalam setiap organisasi harus terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Organisasi perkantoran merupaka sebuah sistem, tetapi dalam sistem tersebut masing-masing pekerjaan tetap akan deselesaikan oleh individu sesuai dengan tanggung jawab masing-masing.

4. Asas kesederhanaan

Organisasi yang efektif didasarkan atas kesederhanaan dan hubungan satu sama lain yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahami suatu organisasi. Semakin mudah dipahami oleh setiap orang yang terlibat dalam organisasi, semakin efektif juga organisasi dalam perkantoran tersebut.

5. Asas wewenang sepadan dengan tanggung jawab

Setiap orang dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai denga tugas dan tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya.

6. Asas laporan kepada atasan tunggal

Agar setiap pegawai mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, setiap pegawai harus menerima perintah dari satu orang atasan dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan tersebut. Jika dalam mengerjakan tugasnya pegawai harus bertanggung jawab kepada beberapa atasan sekaligus, dikhawatiran dapat menimbulkan kekeliruan dan ketidaksepahaman dalam menerima perintah, karena masing-masing atasan bisa saja memiliki indikator yang berbeda dalam menilai hasil pekerjaan pegawai.

7. Asas pengawasan dan kepemimpinan

Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif harus dilakukan agar tujuan organisasi perkantoran dapat tercapai. Pengawasan yang efektif dapat mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Pengawasan yang efektif juga merupakan proses belajar bagi organisasi diwaktu yang akan datang.

8. Asas jangkauan pengawasan

Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan langsung dari seorang manajer kantor atau seorang pengawas sebaiknya dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer, semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Tidak ada rumus yang tepat untuk menentukan jangkauan pengawasan.

5. MENATA RUANG KANTOR

Langkah awal yang harus dilakukan sebelum menata ruang kantor adalah mengetahui terlebih dahulu divisi-divisi yang ada dan keterkaitan dengan divisi lain dalam melaksanakan proses kerja. Artinya, sifat pekerjaan juga menjadi hal yang perlu diperhatikan. Hal ini diperlukan untuk menentukan tempat yang tepat bagi divisi tersebut. Beberapa pedoman untuk menata ruang kantor adalah sebagai berikut.

1. Divisi yang sifatnya bertugas melayani publik sebaiknya berada ditempat yang mudah didatangi orang-orang luar tanpa mengganggu divisi lainnya. Tempat yang mudah didatangi  biasanya diruang terdepan gedung perusahaan
2. Divisi yang pekerjaannya berkaitan erat dengan divisi lain sebaiknya berada dalam satu tempat, terutama jika gedung perusahaan bertingkat-tingkat. Letak divisi yang berkaitan dilantai yang sama akan membuat waktu dan tenaga menjadi efisien karena tidak harus berpindah lantai jika ada pekerjaan yang hendak dikoordinasikan.
3. Divisi yang menjelaskan ketatausahaan dari perusahaan sebaiknya berada ditengah-tengah letak divisi lainnya sehingga divisi lainnya sehingga devisi lain dapat menghubungi atau mendatanginya dengan mudah.
4. Divisi yang sifat pekerjaannya menimbulkan suara bising sebaiknya dijauhkan dari divisi yang memerlukan konsentrasi tinggi.